Вообще-то ваш бухгалтер или кассир должен Вас проконсультировать по этому вопросу.
Насколько я знаю, деньги просто так никому не даются. Всё-таки подотчетность должны существовать хоть какая-то.
Тут наверное как договоритесь. Я знаю некоторые даже талоны на общественный транспорт требуют. Но по идее вы должны предоставить документацию, куда потратили деньги